Project Coordinator / Office Manager

A intégré l'équipe de coordination de projets d'une plateforme d'investissement internationale afin de soutenir la planification, l'exécution et le suivi de projets liés aux investissements.

• A développé et maintenu les calendriers de projet, les délais et les jalons pour assurer le respect des échéances.
• A coordonné les activités entre les équipes internes (investissement, legal, compliance, IT) et les partenaires externes.
• A assuré le suivi des livrables et la conformité avec les délais établis.
• A organisé et facilité des réunions, comités et examens avec la documentation appropriée (agendas, procès-verbaux, points d'action).
• A préparé les rapports de statut des projets pour la direction générale et les membres du conseil d'administration.
• A soutenu les processus de due diligence pour les nouveaux investissements en coordonnant la collecte de données.
• A assuré l'alignement des projets avec les stratégies globales malgré les fuseaux horaires et les régions multiples.
• A assisté à l'intégration de nouveaux partenaires et fournisseurs.
• A maintenu la documentation de projet, les contrats et les dossiers en garantissant la précision et la confidentialité des données.

A assuré la gestion des opérations quotidiennes et la coordination administrative d'une structure internationale afin de créer un environnement de travail fluide et conforme.

• A supervisé les opérations quotidiennes du bureau, la gestion des fournitures, des équipements et des installations.
• A coordonné l'entretien, le nettoyage et les services de sécurité.
• A géré les activités de réception et d'accueil.
• A soutenu l'administration RH (onboarding, offboarding, contrats, gestion des dossiers) en conformité avec la législation du travail applicable.
• A coordonné les formations, examens médicaux et politiques internes.
• A soutenu l'administration de la paie et des avantages sociaux en collaboration avec les équipes RH et Finances.
• A géré les relations avec les fournisseurs, les bailleurs et les prestataires de services.
• A préparé les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et géré la réconciliation des factures fournisseurs.
• A examiné et appairé les factures fournisseurs avec les contrats et les dossiers.
• A maintenu la documentation financière et administrative en veillant à l'exactitude et à la conformité réglementaire.

A occupé un poste de responsable de conformité corporate au sein d'une structure de services fiduciaires afin de garantir le respect des exigences réglementaires et la gouvernance d'entreprise.

• A préparé et organisé les réunions du conseil d'administration et les assemblées d'actionnaires avec documentation complète (agendas, résolutions, procès-verbaux, dossiers de documentation).
• A assuré le respect des pratiques de gouvernance d'entreprise et de la réglementation applicable.
• A surveillé les délais de dépôt auprès du registre de commerce et des sociétés.
• A préparé et soumis les comptes annuels et les dossiers corporatifs.
• A soutenu la conformité avec les exigences réglementaires pour les entités régulées.
• A assisté à l'ouverture et à la gestion des comptes bancaires.
• A préparé la documentation KYC/AML pour les banques et les partenaires.
• A mis à jour les listes de signataires et les pouvoirs procuration.
• A soutenu les processus d'autorisation de paiement et les coordonnées de la clientèle.

A fourni un soutien administratif complet aux responsables de services fiduciaires d'une plateforme de gestion de patrimoines afin de garantir la conformité réglementaire et l'efficacité opérationnelle.

• A assisté les responsables fiduciaires et les gestionnaires avec un soutien administratif quotidien (correspondance, emails, communications téléphoniques).
• A organisé les calendriers, les réunions et les rendez-vous en gérant les fuseaux horaires multiples.
• A préparé, formaté et relu les documents et rapports.
• A maintenu et mis à jour les dossiers clients en conformité avec les politiques internes.
• A organisé les archives physiques et électroniques en assurant le classement correct des documents juridiques, corporatifs et financiers.
• A soutenu les processus d'intégration des clients et les tâches d'administration fiduciaire et corporate.
• A préparé les documents corporatifs de base (résolutions, confirmations, formulaires).
• A soutenu les processus d'incorporation et de restructuration.
• A coordonné avec les banques, les notaires et les prestataires de services.
• A géré la correspondance avec les auditeurs, conseillers fiscaux et avocats.

A fourni un soutien administratif et personnel de haut niveau à la direction générale afin de soutenir les initiatives stratégiques et assurer la continuité opérationnelle.

• A agi en tant que liaison de confiance pour les contacts internes et externes.
• A anticipé les besoins et les priorités de la direction.
• A soutenu les initiatives stratégiques et les projets confidentiels.
• A géré les calendriers complexes sur plusieurs fuseaux horaires en planifiant les réunions du conseil, les sessions exécutives et les rendez-vous de haut niveau.
• A priorisé les demandes et résolu les conflits de planification.
• A assuré l'allocation optimale du temps pour les priorités stratégiques.
• A préparé, formaté et relu les documents et rapports destinés à la direction générale.
• A maintenu les dossiers de confidentialité et les documents stratégiques.