Gestionnaire administrative et financière

Intégration de l'Agence Française de Développement (siège à Paris, Département Solutions Développement Durable, Division Climat et Nature) pour contribuer à la gestion administrative et financière du programme AdaptAction Phase 2 – ACAMED couvrant 18 pays pour un budget d'environ 60 millions d'euros.

• Appui à la préparation des dossiers nécessaires pour engager les dépenses.
• Préparation et révision de l'ensemble des contrats avant signature par les supérieurs hiérarchiques.
• Participation à la formation du personnel, des partenaires et des acteurs de terrain pour garantir la conformité de leur gestion avec les règles de l'AFD et de l'UE.
• Vérification des rapports financiers et des pièces justificatives soumis par les partenaires et les consultants.
• Tenue à jour des fichiers des contrats du programme.
• Suivi budgétaire et comptable prévisionnel des marchés par pays, par axe et par prestation via la création et l'utilisation d'outils dédiés.
• Préparation des documents comptables et mise des paiements dans le circuit des signatures.
• Préparation du budget annuel du projet et de la révision budgétaire (CID).
• Administration et mise à jour du budget dans le système SIOP.
• Contribution à la mise en place d'outils de suivi informatique des informations financières et budgétaires.
• Reporting technique, contractuel et budgétaire du programme AdaptAction.
• Organisation et suivi de la réalisation des missions d'audit internes et externes du projet.
• Préparation des termes de référence et des contrats des audits externes pour approbation.
• Liaison avec les auditeurs et contribution à la mise en œuvre des recommandations.
• Contribution à l'amélioration du système et des procédures de contrôle interne.
• Préparation des états et rapports administratifs et financiers du projet.
• Réalisation des analyses et suivis mensuels et annuels de la situation financière de chaque projet selon le budget approuvé.
• Consultation des parties concernées pour estimer les besoins bimestriels et annuels.
• Préparation des données pour les appels de fonds auprès de l'UE (DG MENA / DG INTPA) ou autres.

Dispense de cours du soir en tant qu'enseignante bénévole de langue française au sein de l'Université Populaire du Canton de Genève.

• Préparation et animation des cours de français langue étrangère (cours du soir).
• Accompagnement des apprenants dans l'acquisition des compétences linguistiques.

Collaboration avec LuxDev au Sénégal sur des projets d'envergure couvrant la formation professionnelle, la santé, l'environnement et les finances publiques (budget d'environ 60 millions d'euros sur 5 ans).

• Participation à la préparation des dossiers d'appel d'offres et de passation de marchés.
• Secrétariat des comités d'ouverture et d'évaluation des offres.
• Rédaction des procès-verbaux des comités.
• Élaboration et soumission des documents de notification à la signature du RAF/ATI pour transmission aux soumissionnaires.
• Préparation des contrats de biens, de travaux et de services en conformité avec les procédures de LuxDev.
• Contrôle des garanties bancaires et préparation des avenants aux contrats.
• Veille au respect des procédures d'achats, à l'élaboration et au suivi des documents nécessaires (douane, transit, logistique).
• Tenue à jour des états d'avancement des différents contrats et réalisation des relances nécessaires.
• Participation à la réception des biens et des travaux avec élaboration des procès-verbaux.
• Établissement et mise à jour d'une base de données sur les fournisseurs, puis évaluation, sélection et négociation avec eux tout en gérant les litiges.

Support administratif et logistique pour les projets de coopération de LuxDev au Sénégal.

• Gestion du courrier, du classement et de l'archivage physique et électronique.
• Demandes d'exonération de TVA pour les dépenses du projet.
• Participation à l'organisation de l'inventaire annuel des biens des projets.
• Mise en place et mise à jour des fiches de suivi des immobilisations, documents douaniers et techniques.
• Contrôle de l'utilisation, de la vente, de la mise au rebut ou du transfert des immobilisations aux bureaux ou partenaires.
• Organisation des missions internes et externes (billets d'avion, hôtels, agenda des réunions).
• Établissement des fiches de mission sur la base des instructions du RAF.
• Organisation des ateliers au niveau du programme et assistance de l'équipe comptable (demande de cotation, bons de commandes, per diems).

Occupation par intérim du poste d'assistante de direction au Pôle Développement Institutionnel/Renforcement de Capacités (PDI/RDC).

• Fourniture, organisation et coordination d'une gamme de services de soutien administratif et logistique pour les réunions et événements.
• Transmission de courriers officiels à la partie nationale (Ministres, Directeurs généraux).
• Préparation des expressions de besoin de la partie nationale via des mémos internes.
• Participation au comité de pilotage.

Prise en charge de la comptabilité courante et du suivi financier des projets de LuxDev au Sénégal.

• Suivi de la trésorerie du projet par des rapprochements bancaires.
• Anticipation et préparation des demandes d'approvisionnement auprès du siège de LuxDev.
• Préparation et transmission du prévisionnel des dépenses relatives aux activités du projet aux unités support et bureaux mutualisés.
• Classement des pièces comptables de façon ordonnée et rigoureuse au format papier et électronique.
• Veille à la facturation mensuelle des coûts de mise en œuvre du projet.
• Analyse mensuelle de l'ensemble des comptes de bilan.
• Tenue à jour des livres de bord des journaux de caisse et de banque et assurance des relations avec les banques.